IAegis
Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional
Manual de Usuario
Capitulo 7: Administracion del Sistema
Guia completa para la gestion de usuarios, roles, permisos, contratos,
catalogos de EPP, plantillas de checklist y todas las herramientas administrativas de IAegis.
Tabla de Contenidos
- 7.1Vision general del modulo
- 7.1.1Que es el modulo de Administracion
- 7.1.2Quien puede acceder
- 7.1.3Como acceder al modulo
- 7.1.4Estructura del AdminHub
- 7.2Gestion de Colaboradores
- 7.2.1Lista de usuarios
- 7.2.2Crear un nuevo usuario
- 7.2.3Editar un usuario existente
- 7.2.4Desactivar un usuario
- 7.2.5Reactivar un usuario
- 7.2.6Asignar nodos a un usuario
- 7.3Gestion de Roles y Permisos
- 7.3.1Que son los roles
- 7.3.2Lista de roles
- 7.3.3Crear un rol personalizado
- 7.3.4Categorias de permisos
- 7.3.5Permisos mutuamente excluyentes
- 7.3.6Editar un rol personalizado
- 7.3.7Eliminar un rol personalizado
- 7.4Gestion de Contratos
- 7.4.1Que es un contrato (nodo)
- 7.4.2Lista de contratos
- 7.4.3Crear un nuevo contrato
- 7.4.4Sub-nodos (frentes de trabajo)
- 7.4.5Asignar usuarios a sub-nodos
- 7.5Padrones de Personal Externo
- 7.6Catalogo de EPP
- 7.7Plantillas de Checklist
- 7.8Programas de Cumplimiento (Metas)
- 7.9Configuracion de PDF
- 7.10Centro de Descargas
- 7.11Base Normativa
- 7.12Auditoria del Sistema
- 7.13Mantenimiento de Datos
- 7.14Cuota de Almacenamiento del Tenant
- 7.15Control de acceso y Acceso Denegado
- 7.16Solucion de problemas
- 7.17Preguntas frecuentes
Acceso restringido
Este capitulo esta dirigido a usuarios con rol de Administrador o permisos de gestion del sistema. Las funcionalidades descritas requieren permisos especificos asignados por el administrador del tenant.
7.1.1 Que es el modulo de Administracion
El modulo de Administracion es el centro de control de IAegis. Desde aqui, los usuarios con permisos de gestion pueden configurar todos los aspectos operativos de la plataforma: gestionar colaboradores, definir roles y permisos, administrar contratos y subnodos, configurar plantillas de inspeccion, definir catalogos de equipamiento y mucho mas.
El AdminHub agrupa las herramientas administrativas en secciones tematicas, mostrando unicamente las opciones para las cuales el usuario tiene permisos.
7.1.2 Quien puede acceder
| Nivel | Descripcion | Acceso |
|---|
| Super Administrador | Acceso total al sistema | Todas las secciones incluyendo Super Administracion |
| Administrador del Tenant | Gestiona empresas y configuracion del tenant | Secciones de Tenant + Recursos + Conocimiento |
| Administrador B2C | Rol de sistema equivalente al Administrador del Tenant (clientes de venta directa) | Igual que el Administrador del Tenant |
| Usuario con permisos | Permisos granulares asignados | Solo las secciones correspondientes a sus permisos |
Nota tecnica: IAegis determina el nivel de acceso a partir del rol asignado en Firestore (no usa "custom claims" de Firebase). El Administrador del Tenant y el Administrador B2C comparten el mismo indicador interno de administrador de tenant, por lo que ven exactamente las mismas secciones del AdminHub.
7.1.3 Como acceder al modulo
1
Iniciar sesion
Inicia sesion en IAegis con tus credenciales.
2
Clic en el icono de llave
Haz clic en el icono de llave ubicado en la barra superior de navegacion, junto a tu avatar de usuario.
3
AdminHub
El sistema te llevara al AdminHub, la pantalla principal del modulo de Administracion.
7.1.4 Estructura del AdminHub
Figura 7.1 — AdminHub: Pantalla principal del modulo de Administracion. Las tarjetas visibles dependen de los permisos del usuario.
Las secciones del AdminHub son:
| Seccion | Contenido | Visible para |
|---|
| Administracion del Tenant | Empresas, Roles, Catalogo EPP | Solo Administrador del Tenant / Administrador B2C |
| Gestion de Recursos | Colaboradores, Padrones, Contratos, Organigrama, EPP, Descargas, Reposit, Siniestralidad | Segun permisos |
| Gestion de Conocimiento | Base Normativa, Plantillas, Metas, Config. PDF | Segun permisos |
| Sistema y Seguridad | Auditoria, Mantenimiento | Solo con permiso de auditoria |
| Super Administracion | Empresas globales, Admins globales | Solo Super Admin |
Nota: Las tarjetas Organigrama, Reposit y Siniestralidad solo aparecen si el modulo correspondiente esta habilitado en el tenant y el usuario tiene el permiso requerido.
La gestion de colaboradores permite crear, editar y desactivar cuentas de usuario en el sistema. Cada usuario tiene un nombre, RUT, correo electronico y un rol asignado.
Permiso requerido
GESTIONAR DIRECTORIO DE USUARIOS
AdminHub › Colaboradores
7.2.1 Lista de usuarios
La lista muestra todos los usuarios registrados en la empresa activa con nombre, email, RUT, rol, estado y botones de accion.
Figura 7.2 — Pantalla de Acceso Denegado al intentar acceder sin el permiso requerido. El sistema indica el permiso necesario.
Herramientas de busqueda y filtrado disponibles:
| Herramienta | Descripcion |
|---|
| Barra de busqueda | Filtra por nombre, correo o RUT |
| Filtro por rol | Muestra solo usuarios de un rol especifico |
| Filtro por estado | Activo, Inactivo o Suspendido |
| Paginacion | 20 usuarios por pagina con boton "Cargar mas" |
7.2.2 Crear un nuevo usuario
1
Haz clic en Nuevo Agente
Boton con icono de persona y signo + en la esquina superior derecha.
2
Completa el formulario
Ingresa Nombre Completo, Correo Electronico, RUT, Contrasena (opcional) y Rol.
3
Crear Usuario
Haz clic en Crear Usuario. El sistema creara la cuenta en Firebase Authentication y Firestore.
| Campo | Obligatorio | Descripcion |
|---|
| Nombre Completo | Si | Nombre y apellido (ej: "Juan Perez") |
| Correo Electronico | Si | Email valido para inicio de sesion |
| RUT | Si | RUT chileno con formato XX.XXX.XXX-X |
| Contrasena | No | Minimo 6 caracteres. Si se deja vacio, se envia email de bienvenida |
| Rol | Si | Rol que determina los permisos del usuario |
Tip
Si no proporcionas contrasena, el sistema envia automaticamente un correo de bienvenida con un enlace para crear la contrasena. Esta es la opcion recomendada por seguridad.
7.2.4 Desactivar un usuario
La desactivacion es un "borrado logico": el usuario pierde acceso pero sus datos se conservan durante 1 ano.
1
Clic en el icono de papelera
El sistema verifica si el usuario tiene tareas activas.
2
Gestionar tareas (si aplica)
Sin tareas: Confirmacion simple. Con tareas: Elige cancelar o reasignar las tareas.
3
Confirmar
El usuario sera marcado como Inactivo.
Advertencia
No puedes desactivarte a ti mismo. Si necesitas que tu cuenta sea desactivada, pide a otro administrador que lo haga.
Los roles son el mecanismo central de control de acceso en IAegis. Cada rol define un conjunto de permisos que determinan que puede ver y hacer cada usuario.
Permiso requerido
GESTIONAR ROLES Y PERMISOS
7.3.1 Tipos de roles
| Tipo | Descripcion | Editable | Eliminable |
|---|
| Sistema | Roles predefinidos por IAegis | No | No |
| Personalizado | Roles creados por el administrador del tenant | Si | Si |
Los principales roles del sistema disponibles son:
| Rol del Sistema | Alcance |
|---|
| Super Administrador | Acceso total a la plataforma y a todos los tenants |
| Administrador de Tenant | Administracion completa dentro de su tenant (empresas, usuarios, roles, configuracion) |
| Administrador B2C | Clon funcional del Administrador de Tenant: mismas facultades y mismo alcance. Existe como rol separado para distinguir a los clientes de venta directa (B2C) |
| Administrador General | Acceso a todas las funcionalidades operativas dentro de su empresa |
Nota: El Administrador B2C y el Administrador de Tenant son intercambiables en cuanto a lo que pueden ver y hacer. La diferencia es puramente de clasificacion comercial; ambos comparten el mismo nivel de administrador de tenant.
7.3.3 Crear un rol personalizado
1
Clic en Nuevo Perfil de Acceso
Desde la lista de roles personalizados.
2
Identificador y Descripcion
Ingresa el nombre del rol (minimo 3 caracteres) y opcionalmente una descripcion.
3
Matriz de Facultades
Expande las categorias y activa los permisos necesarios. Debes seleccionar al menos un permiso.
4
Consolidar Perfil
Haz clic en Consolidar Perfil para guardar.
7.3.4 Categorias de permisos
| Categoria | Permisos incluidos |
|---|
| Administracion del Sistema | Gestionar empresas, usuarios, roles, contratos, configuracion, auditoria |
| Registros de Seguridad | Crear, ver, editar, eliminar registros; gestionar personal externo |
| Tareas | Ver, crear, asignar, editar, cancelar y eliminar tareas |
| Programas y Cumplimiento | Ver y gestionar programas; gestionar certificaciones |
| Herramientas Especializadas | IA, plantillas de checklist, catalogo EPP, aptitudes, base de conocimiento |
| Dashboard y Metricas | Ver metricas estrategicas |
| Documentacion y Recursos | Biblioteca corporativa, revision de documentos, descargas |
Nota
Las categorias de modulos opcionales (MIPER 360, Charlas de Seguridad, Reposit, Siniestralidad, Agenda de Visitas, etc.) solo aparecen si el modulo esta habilitado en el tenant.
7.3.5 Permisos mutuamente excluyentes
Algunos permisos son mutuamente excluyentes: activar uno desactiva automaticamente al otro.
| Permiso A (global) | Permiso B (restringido) |
|---|
| VER TODOS LOS REGISTROS | VER SOLO REGISTROS PROPIOS |
| VER TAREAS DE TODO EL EQUIPO | VER SOLO TAREAS ASIGNADAS |
| EDITAR TODOS LOS REGISTROS | EDITAR REGISTROS PROPIOS |
| VER TODAS LAS VISITAS | VER VISITAS PROPIAS |
Advertencia
Los cambios en un rol afectan inmediatamente a todos los usuarios que tienen ese rol asignado. Los usuarios deben cerrar sesion y volver a entrar para que los nuevos permisos surtan efecto.
Los contratos representan las unidades de negocio u operaciones de la empresa. Cada contrato puede tener multiples sub-nodos (frentes de trabajo).
Permiso requerido
GESTIONAR CONTRATOS Y SUB-NODOS
7.4.1 Estructura jerarquica
La estructura organizativa de IAegis es jerarquica:
Empresa (tenant)
└── Contrato (nodo)
├── Sub-nodo 1 (frente de trabajo)
├── Sub-nodo 2
└── Sub-nodo 3
7.4.3 Crear un nuevo contrato
| Campo | Obligatorio | Descripcion |
|---|
| Nombre | Si | Nombre descriptivo del contrato |
| Empresa | Si | Empresa a la que pertenece |
| Meta de Cumplimiento | Si | Porcentaje objetivo (0-100%) |
| Fecha de Inicio | No | Fecha de inicio de operacion |
| Fecha de Termino | No | Fecha estimada de termino |
Tip
Si defines fechas, el sistema calcula automaticamente si el contrato esta proximo a vencer (dentro de 30 dias) y lo marca visualmente con un indicador amarillo.
7.4.4 Sub-nodos (frentes de trabajo)
Los sub-nodos son subdivisiones de un contrato que representan areas fisicas o zonas operativas. Cada sub-nodo puede tener geocercas configuradas que habilitan funcionalidades como el check-in automatico por geolocalizacion.
Los padrones permiten registrar personal externo (contratistas, subcontratistas, visitas) que participa en las operaciones pero no tiene cuenta en IAegis.
Permiso requerido
GESTIONAR PERSONAL EXTERNO o GESTIONAR DIRECTORIO DE USUARIOS
Figura 7.4 — Modulo de Padrones de Personal Externo con nomina local, buscador y filtro por sub-nodo.
La pantalla se divide en:
- Panel izquierdo: Filtros de frentes/subnodos con indicador de personas asignadas
- Panel derecho: Nomina local con barra de busqueda y lista de personal
7.5.2 Agregar personal manualmente
| Campo | Obligatorio | Descripcion |
|---|
| Nombre | Si | Nombre completo |
| RUT | Si | RUT chileno (se valida formato y digito verificador) |
| Cargo | No | Posicion o funcion |
| Empresa | No | Nombre de la empresa |
| Email | No | Correo electronico |
| Sub-nodos | Si | Sub-nodos donde la persona esta autorizada |
7.5.3 Carga masiva desde Excel
Para registrar multiples personas a la vez, usa un archivo Excel (.xlsx) con columnas: Nombre, RUT, Cargo, Empresa.
Tip
Puedes descargar una plantilla de ejemplo para asegurarte del formato correcto del archivo Excel.
7.6 Catalogo de EPP
Permiso requerido
GESTIONAR CATALOGO MAESTRO DE EPP (gestion completa) o AGREGAR ITEMS AL CATALOGO EPP (solo agregar)
El catalogo define los tipos de equipamiento disponibles para entregas de EPP. Es compartido a nivel de tenant: todas las empresas del mismo tenant comparten el mismo catalogo.
Operaciones: Agregar items con descripcion, editar existentes, eliminar (con confirmacion). El sistema valida duplicados automaticamente.
7.7 Plantillas de Checklist
Permiso requerido
GESTIONAR PLANTILLAS DE CHECKLIST
Las plantillas definen protocolos de inspeccion con puntos de verificacion. Al ejecutar un checklist desde Registros, la plantilla proporciona la estructura y el usuario registra el estado de cada punto.
Cada plantilla contiene: Titulo, Descripcion y una lista de Puntos de control reordenables por drag & drop.
Tip
Los puntos de control deben ser claros y especificos. En lugar de "Se cumple la normativa", escribe "Las barandas tienen minimo 1 metro de altura segun NCh 998".
7.8 Programas de Cumplimiento (Metas)
Permiso requerido
GESTIONAR PROGRAMAS DE CUMPLIMIENTO
Permite definir metas mensuales de actividades de seguridad por contrato y hacer seguimiento del progreso. Los patrones de distribucion son: Lineal, Frontal, Intensivo o Manual.
7.9 Configuracion de PDF
Personaliza el formato de los documentos PDF generados por IAegis. Tipos configurables: Observaciones, Checklists, Capacitaciones, Entrega EPP, Analisis Causal, Reuniones y Actas CPHS.
Opciones: metadatos visibles, columnas de tabla, secciones (reordenables), logo de empresa y vista previa.
7.10 Centro de Descargas
Permiso requerido
ACCEDER AL CENTRO DE DESCARGAS
Figura 7.5 — Centro de Descargas con historial de documentos PDF generados.
Historial centralizado de todos los documentos PDF generados. Permite buscar por texto, tipo o folio y descargar documentos previamente generados.
7.11 Base Normativa
Permiso requerido
GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO
Repositorio de legislacion, normativas y estandares que alimenta la base de conocimiento del asistente de IA. Ver Capitulo 5: Inteligencia Artificial para mas detalles.
7.12 Auditoria del Sistema
Permiso requerido
VER REGISTROS DE AUDITORIA
Registra todas las acciones significativas: creacion, actualizacion, eliminacion, carga de archivos, inicios/cierres de sesion y cambios de estado.
| Tipo de Accion | Descripcion | Color |
|---|
| Creacion | Se creo un nuevo elemento | Verde |
| Actualizacion | Se modifico un elemento | Azul |
| Eliminacion | Se elimino o desactivo un elemento | Rojo |
| Cambio de Estado | Cambio de estado de un elemento | Purpura |
Opciones de exportacion: TXT y PDF. Maximo 100 registros por pagina.
7.13 Mantenimiento de Datos
Solo accesible para Super Administrador y Administrador del Tenant. Permite detectar y resolver inconsistencias como tareas huerfanas (asignadas a usuarios que ya no existen).
Figura 7.6 — Pantalla de Acceso Restringido al modulo de Mantenimiento de Datos.
Cada tenant (organizacion) cuenta con un limite de almacenamiento contratado, expresado en gigabytes (GB). Todos los archivos que se suben a la plataforma consumen ese espacio compartido.
7.14.1 Que es la cuota de almacenamiento
El almacenamiento es un recurso compartido a nivel de tenant: todas las empresas, contratos y usuarios suman su consumo a un unico contador. Consumen cuota las fotos y evidencias de los registros, los documentos de la biblioteca y la base normativa, los procedimientos de trabajo y otros archivos adjuntos.
El sistema lleva el control del espacio usado de forma automatica y del lado del servidor: cada vez que se sube o elimina un archivo, el contador del tenant se actualiza solo, reflejando el consumo real.
Nota: Las firmas electronicas (imagenes pequenas de firma manuscrita, hasta 1 MB) estan eximidas de la cuota y no descuentan del limite contratado. Ademas, algunos planes superiores no tienen tope de almacenamiento.
7.14.2 Que pasa cuando se alcanza el limite
Cuando el tenant alcanza su limite contratado, el sistema bloquea las nuevas subidas de archivos. Este bloqueo se aplica del lado del servidor, por lo que es definitivo y no depende del navegador ni del dispositivo. Veras un mensaje similar a:
Limite de almacenamiento
"Tu organizacion alcanzo el limite de almacenamiento contratado (X.XX GB de YY GB). Libera espacio eliminando archivos o contacta al administrador para ampliar el plan."
Para resolverlo puedes liberar espacio (eliminar archivos o registros que ya no necesites) o ampliar el plan (contactar al administrador del tenant o al Super Administrador). El bloqueo solo afecta a la subida de nuevos archivos; el resto de IAegis sigue operando con normalidad.
7.14.3 Configurar el limite (Super Administrador)
El limite de almacenamiento de cada tenant lo define el Super Administrador al crear o editar el tenant, en el campo Almacenamiento (GB) (minimo 1 GB). El nuevo limite se aplica de inmediato a las futuras subidas.
Advertencia
Reducir el limite por debajo del espacio ya utilizado no elimina archivos existentes, pero impedira nuevas subidas hasta que el consumo vuelva a estar por debajo del nuevo limite.
IAegis implementa control de acceso granular. Si intentas acceder a una seccion sin permisos, veras una pantalla de Acceso Denegado con el permiso requerido.
Permisos por seccion administrativa
| Seccion | Permiso requerido |
|---|
| Colaboradores (Usuarios) | GESTIONAR DIRECTORIO DE USUARIOS |
| Roles y Permisos | GESTIONAR ROLES Y PERMISOS |
| Contratos y Sub-nodos | GESTIONAR CONTRATOS Y SUB-NODOS |
| Personal Externo | GESTIONAR PERSONAL EXTERNO |
| Catalogo EPP | GESTIONAR CATALOGO MAESTRO DE EPP |
| Plantillas de Checklist | GESTIONAR PLANTILLAS DE CHECKLIST |
| Programas de Cumplimiento | GESTIONAR PROGRAMAS DE CUMPLIMIENTO |
| Configuracion del Sistema | GESTIONAR CONFIGURACION DEL SISTEMA |
| Centro de Descargas | ACCEDER AL CENTRO DE DESCARGAS |
| Base Normativa | GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO |
| Registros de Auditoria | VER REGISTROS DE AUDITORIA |
| Mantenimiento de Datos | Solo Tenant Admin / Super Admin |
Tip
Si ves "Acceso Denegado", contacta a tu administrador y proporcionale el nombre del permiso que aparece en la pantalla.
7.16 Solucion de problemas
| Problema | Causa | Solucion |
|---|
| No veo el icono de llave | Sin permisos administrativos | Contacta al administrador |
| AdminHub vacio | Sin permisos especificos de admin | Solicita permisos necesarios |
| "Acceso Denegado" | Falta permiso especifico | Lee el permiso en pantalla y solicitalo |
| Error de RUT | RUT invalido o digito verificador incorrecto | Verifica formato XX.XXX.XXX-X |
| No puedo eliminar rol | Rol con usuarios asignados | Reasigna usuarios primero |
| Usuario no puede iniciar sesion | Sin contrasena y email no llego | Usar "Olvidaste tu contrasena" desde login |
| Permisos no se reflejan | El rol cambio recientemente | Cerrar sesion y volver a iniciar |
| Modulo no visible | Modulo no habilitado en tenant | Contactar Super Administrador |
| Carga Excel falla | Formato incorrecto | Verificar formato .xlsx y columnas |
| No puedo subir fotos/archivos ("limite de almacenamiento") | El tenant alcanzo su cuota de almacenamiento | Liberar espacio o ampliar el plan (ver seccion 7.14) |
7.17 Preguntas frecuentes
Puedo tener varios roles al mismo tiempo?
No. Cada usuario tiene exactamente un rol asignado. Sin embargo, los roles personalizados pueden combinar cualquier cantidad de permisos.
Si desactivo un usuario, se pierden sus registros?
No. La desactivacion es logica. Todos los registros se conservan intactos. Los datos se mantienen durante al menos 1 ano.
Los roles del sistema pueden ser eliminados?
No. Estan protegidos y no pueden ser modificados ni eliminados.
Que pasa si cambio los permisos de un rol con usuarios asignados?
Los cambios se aplican a todos los usuarios con ese rol. Los permisos se resuelven desde el rol almacenado en Firestore, por lo que suelen surtir efecto en pocos segundos. Si un usuario no los ve reflejados de inmediato, basta con cerrar sesion y volver a iniciar.
El catalogo de EPP es por empresa o por tenant?
Es a nivel de tenant. Todas las empresas dentro del mismo tenant comparten el mismo catalogo de EPP.
Cuantos sub-nodos puedo asignar a un usuario?
El limite maximo es de 50 sub-nodos por usuario para garantizar el rendimiento del sistema.
Diferencia entre Administrador del Tenant y Super Administrador?
El Administrador del Tenant gestiona dentro de su tenant. El Super Administrador tiene acceso a nivel de plataforma: gestiona multiples tenants, administradores globales y parametros del sistema.
Que diferencia hay entre Administrador del Tenant y Administrador B2C?
Ninguna en cuanto a permisos. El Administrador B2C funciona exactamente igual que el Administrador del Tenant: mismo alcance, mismas secciones y mismas facultades dentro de su tenant. Existe como rol separado solo para identificar a los clientes de venta directa (B2C). Ambos heredan las mismas protecciones de seguridad.
Por que no puedo subir mas archivos?
Probablemente tu organizacion (tenant) alcanzo su limite de almacenamiento contratado, que es compartido por todas las empresas y usuarios. Puedes liberar espacio eliminando archivos que ya no necesites o pedir al administrador que amplie el plan. Las firmas electronicas no consumen cuota. Consulta la seccion 7.14.