IAegis
Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Ocupacional
Manual de Usuario
Capitulo 8: Documentos y Biblioteca
Guia completa para consultar, buscar y descargar documentos oficiales desde la Biblioteca Corporativa,
y una introduccion a la Boveda IA (Memoria Institucional) para administradores.
⚠️ Disponibilidad de modulos
La Biblioteca Corporativa y la Boveda IA (Memoria Institucional) descritas en este capitulo pueden no estar disponibles en tu cuenta. La disponibilidad depende del plan de suscripcion contratado por tu organizacion y de la configuracion realizada por tu administrador. Si no ves alguno de estos modulos, consulta con tu administrador sobre su habilitacion.
8.1.1 Que son los Documentos en IAegis
El modulo de Documentos de IAegis centraliza toda la documentacion corporativa de tu organizacion en un solo lugar. Aqui encontraras protocolos, procedimientos, manuales, instructivos y cualquier documento oficial que tu administrador haya puesto a disposicion del equipo.
El modulo tiene dos caras principales:
- Biblioteca Corporativa: Vista de solo lectura donde los usuarios con permiso pueden consultar y descargar los documentos oficiales de la empresa. Es el punto de acceso principal para supervisores y trabajadores.
- Boveda IA (Memoria Institucional): Herramienta avanzada de gestion documental accesible desde el Hub de IA, donde los administradores pueden subir, organizar y analizar documentos con inteligencia artificial.
8.1.2 Componentes del modulo
| Componente |
Ubicacion |
Funcion principal |
| Biblioteca Corporativa |
Registros > Biblioteca |
Consulta y descarga de documentos oficiales |
| Boveda IA |
IAegis Hub > Memoria Institucional |
Gestion avanzada, subida y analisis IA de documentos |
8.1.3 Permisos necesarios
Para acceder a las distintas secciones del modulo de Documentos, tu cuenta necesita los siguientes permisos:
| Accion |
Permiso requerido |
| Ver la Biblioteca Corporativa |
VER BIBLIOTECA CORPORATIVA |
| Gestionar la Boveda IA (Memoria Institucional) |
GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO |
📝 Nota
Si al intentar acceder a alguna seccion ves el mensaje "Acceso Denegado", significa que tu rol no tiene el permiso necesario. Contacta al administrador de tu organizacion para que te asigne los permisos correspondientes.
Figura 8.1 - Pantalla de acceso denegado al intentar ingresar a la Boveda IA sin el permiso GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO.
💡 Tip
La mayoria de los usuarios (supervisores, prevencionistas, trabajadores) solo necesitan acceso a la Biblioteca Corporativa para consultar documentos. La Boveda IA es una herramienta administrativa que normalmente solo usan los administradores del sistema.
8.2.1 Que es la Biblioteca Corporativa
La Biblioteca Corporativa es el repositorio oficial de documentos de tu empresa dentro de IAegis. Aqui se publican los documentos que el administrador ha marcado como parte de la biblioteca corporativa, organizados en carpetas tematicas.
Desde la Biblioteca puedes:
- Navegar por carpetas organizadas jerarquicamente
- Buscar documentos por nombre usando el filtro de texto
- Visualizar el contenido de documentos directamente en pantalla
- Descargar documentos para uso offline
8.2.2 Como acceder a la Biblioteca
1
Inicia sesion en IAegis
Inicia sesion con tus credenciales (ver Capitulo 1).
2
Accede al Centro de Registros
Desde la barra de navegacion inferior, haz clic en el icono REGISTROS (icono de lista).
3
Selecciona Biblioteca Corporativa
En el Centro de Registros, busca y haz clic en la opcion Biblioteca Corporativa. Tambien puedes acceder directamente con la URL: https://tudominio.iaegis.app/records/library.
4
Explora la Biblioteca
Se cargara la Biblioteca mostrando el Explorador de Nodos en la barra lateral izquierda y los documentos disponibles en el area principal.
Figura 8.2 - Biblioteca Corporativa: vista principal con el explorador de nodos a la izquierda y un documento disponible a la derecha.
8.2.3 Interfaz principal
La interfaz de la Biblioteca Corporativa se divide en tres zonas:
| Zona |
Ubicacion |
Descripcion |
| Encabezado |
Parte superior |
Titulo "BIBLIOTECA", indicador de acceso restringido, breadcrumb de navegacion y barra de busqueda |
| Explorador de Nodos |
Panel izquierdo |
Arbol de carpetas para navegar la estructura de documentos |
| Area de contenido |
Panel derecho |
Muestra las subcarpetas y documentos de la carpeta seleccionada |
8.2.4 Explorador de Nodos (carpetas)
El panel izquierdo contiene el Explorador de Nodos, que es el arbol de carpetas de la biblioteca.
1
Nodo raiz
Al ingresar a la Biblioteca, veras el nodo raiz llamado Biblioteca Root resaltado en color indigo. Este es el nivel principal.
2
Navegar subcarpetas
Si existen subcarpetas, haz clic en cualquier carpeta para ver su contenido. Si tiene sub-nodos, usa la flecha de expansion para desplegar el arbol.
3
Seleccion activa
La carpeta seleccionada se muestra resaltada en color indigo con sombra. Haz clic en los enlaces del breadcrumb superior para navegar rapidamente.
💡 Tip
Haz clic en "Biblioteca" en el breadcrumb superior para volver siempre al nivel raiz sin importar en que profundidad de carpetas estes.
8.2.5 Tarjetas de documento
Los documentos se muestran como tarjetas interactivas en una cuadricula. Cada tarjeta muestra:
| Elemento |
Descripcion |
| Icono de tipo |
Icono de documento en color rojo (PDF) o azul (otros formatos) |
| Nombre del archivo |
Nombre completo del documento en texto destacado |
| Tipo de archivo |
Etiqueta con la extension del archivo (ej: PDF, DOCX) |
| Etiqueta IA Ready |
Indica que el documento ha sido analizado por la IA |
| Fecha de carga |
Fecha en que el documento fue subido al sistema |
| Boton de descarga |
Aparece al pasar el cursor sobre la tarjeta |
Figura 8.3 - Tarjeta de documento con el boton de descarga visible al pasar el cursor sobre la tarjeta.
📝 Nota
Al hacer clic en cualquier parte de la tarjeta (excepto el boton de descarga) se abre el visor de documentos para leer el contenido directamente en pantalla.
8.2.6 Busqueda y filtrado
La Biblioteca incluye un campo de busqueda en la parte superior derecha con el placeholder "Filtrar activos...".
1
Haz clic en el campo de busqueda
El campo se resalta con un borde indigo al recibir el foco.
2
Escribe el termino de busqueda
Escribe parte del nombre del documento. El filtro es en tiempo real: los resultados se actualizan mientras escribes.
3
Revisa los resultados
Solo se mostraran los documentos y subcarpetas cuyo nombre coincida con el texto ingresado.
4
Limpia el filtro
Borra el texto del campo de busqueda para volver a mostrar todos los documentos.
Figura 8.4 - Campo de busqueda con el texto "protocolo" filtrando los documentos disponibles.
💡 Tip
La busqueda filtra por nombre de archivo y no distingue entre mayusculas y minusculas. Si buscas "protocolo", se mostraran todos los documentos cuyo nombre contenga esa palabra.
8.2.7 Visor de documentos
Cuando haces clic en una tarjeta de documento, se abre un visor a pantalla completa que muestra el contenido del documento directamente en el navegador.
1
Haz clic en la tarjeta del documento
Se abrira una ventana superpuesta (overlay) con el contenido del documento.
2
Lee el contenido
El visor muestra: icono de libro, nombre del documento, leyenda "Documentacion Oficial Aegis" y el texto completo renderizado con formato.
3
Desplazate por el documento
Usa la barra de desplazamiento vertical para leer todo el contenido del documento.
4
Cierra el visor
Haz clic en el boton X en la esquina superior derecha para cerrar el visor y volver a la Biblioteca.
Figura 8.5 - Visor de documentos mostrando el contenido del "Protocolo de Higiene y Seguridad para la Modalidad de Teletrabajo" con normativa legal resaltada.
📝 Nota
El visor muestra el contenido de texto extraido del documento original. El formato puede diferir ligeramente del archivo original (PDF, Word) ya que se renderiza como texto enriquecido en el navegador.
8.2.8 Descargar un documento
1
Ubica el documento
Localiza la tarjeta del documento que deseas descargar en la cuadricula.
2
Pasa el cursor sobre la tarjeta
Aparecera un icono de descarga (flecha hacia abajo) en la esquina superior derecha de la tarjeta.
3
Haz clic en el icono de descarga
El archivo se descargara automaticamente a la carpeta de descargas de tu navegador con su nombre original.
⚠️ Advertencia
Si la descarga directa falla, el sistema abrira el archivo en una nueva pestana del navegador. Desde ahi podras usar la funcion "Guardar como" de tu navegador para guardarlo localmente.
8.2.9 Estado vacio (sin resultados)
Cuando navegas a una carpeta sin documentos, o cuando tu busqueda no encuentra coincidencias, veras un estado vacio con:
- Icono de archivo vacio (caja de archivos gris)
- Texto "NODO SIN ACTIVOS"
- Mensaje: "No hay documentacion autorizada en este directorio"
Figura 8.6 - Estado vacio cuando la busqueda no encuentra documentos que coincidan con el criterio.
💡 Tip
Si ves este estado y esperabas encontrar documentos, verifica: (1) que estas en la carpeta correcta revisando el breadcrumb, (2) que el campo de busqueda no tenga texto residual, y (3) que los documentos hayan sido publicados por el administrador.
8.3.1 Que es la Boveda IA
La Boveda IA (tambien llamada Memoria Institucional) es la herramienta de gestion documental avanzada de IAegis. A diferencia de la Biblioteca Corporativa, permite subir, organizar y analizar documentos con inteligencia artificial.
Las capacidades de la Boveda IA incluyen:
- Subir documentos a carpetas especificas
- Crear carpetas (nodos) para organizar la estructura
- Analizar documentos con IA para indexar su contenido en la base de conocimiento
- Promover documentos a la Biblioteca Corporativa
- Archivar/Activar documentos cambiando su estado
- Ver estadisticas del porcentaje de documentos indexados por la IA
⚠️ Advertencia
La Boveda IA requiere el permiso GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO y esta diseñada para administradores del sistema. Si eres supervisor o trabajador, utiliza la Biblioteca Corporativa descrita en la seccion 8.2.
8.3.2 Como acceder a la Boveda IA
1
Accede al Hub de IA
Desde la barra de navegacion inferior, haz clic en el icono IAegis (icono de destello/sparkle).
2
Selecciona Memoria Institucional
En el IAegis Hub, localiza y haz clic en la tarjeta "Memoria Institucional" con el icono de libro.
Figura 8.7 - Hub de IA (IAegis Hub) mostrando las herramientas disponibles. La tarjeta "Memoria Institucional" da acceso a la Boveda IA.
📝 Nota
La tarjeta "Memoria Institucional" solo aparece visible en el Hub de IA si tu rol tiene el permiso GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO. Si no la ves, consulta con tu administrador.
8.3.3 Diferencias entre Biblioteca y Boveda IA
| Caracteristica |
Biblioteca Corporativa |
Boveda IA |
| Permiso requerido |
VER BIBLIOTECA CORPORATIVA |
GESTIONAR BASE DE CONOCIMIENTO |
| Acceso desde |
Registros > Biblioteca |
IAegis Hub > Memoria Institucional |
| Ruta URL |
/records/library |
/ai/documents |
| Perfil de usuario |
Supervisores, trabajadores |
Administradores |
| Ver documentos |
Si |
Si |
| Descargar documentos |
Si |
Si |
| Subir documentos |
No |
Si |
| Crear carpetas |
No |
Si |
| Analizar con IA |
No |
Si |
| Cambiar estado (archivar) |
No |
Si |
| Estadisticas de indexacion |
No |
Si |
8.4.1 Carpetas inteligentes
En IAegis, las carpetas se denominan "Nodos". Un nodo es una carpeta que puede contener documentos y otros nodos (subcarpetas), formando una estructura jerarquica tipo arbol.
La estructura tipica es:
Biblioteca Root (Nodo raiz)
|-- Protocolos
| |-- Emergencia
| |-- Teletrabajo
|-- Instructivos de Trabajo
|-- Reglamentos
|-- Normativa Legal
Cada nodo pertenece a una empresa y puede tener permisos de acceso asignados por roles.
8.4.2 Breadcrumb de navegacion
El breadcrumb es la barra de navegacion horizontal que muestra tu ubicacion actual dentro de la estructura de carpetas. Aparece en la parte superior del area de contenido.
Biblioteca › Protocolos › Emergencia
- Haz clic en cualquier nivel del breadcrumb para navegar directamente a esa carpeta
- El nivel actual se muestra en color indigo
- Haz clic en "Biblioteca" para volver siempre al nivel raiz
8.4.3 Etiqueta IA Ready
Algunos documentos muestran una etiqueta IA READY junto al tipo de archivo. Esto indica que:
- El documento ha sido analizado por la inteligencia artificial de IAegis
- Su contenido ha sido indexado en la base de conocimiento
- El Asistente IAegis puede hacer referencia a este documento en sus consultas
Los documentos sin la etiqueta "IA Ready" aun no han sido procesados por la IA. Solo los administradores con acceso a la Boveda IA pueden iniciar el analisis de un documento.
8.4.4 Tipos de documento soportados
| Tipo |
Extension |
Color del icono |
| PDF |
.pdf |
Rojo |
| Word |
.doc, .docx |
Azul |
| Excel |
.xls, .xlsx |
Azul |
| Texto |
.txt |
Azul |
| Imagenes |
.png, .jpg, .webp |
Azul |
📝 Nota
El visor integrado funciona mejor con documentos de texto (PDF, Word, TXT). Para archivos Excel o imagenes, puede ser preferible descargarlos para verlos en su aplicacion nativa.
8.5.1 Consultar un documento oficial
Este es el flujo mas comun para un supervisor o trabajador que necesita consultar un protocolo o procedimiento:
Flujo de Consulta de Documento
Registros
> Biblioteca
➞
Navegar
Carpetas
➞
Localizar
Documento
➞
Clic en
Tarjeta
➞
Leer en
Visor
8.5.2 Buscar un documento especifico
Cuando conoces parte del nombre del documento:
Flujo de Busqueda de Documento
Acceder a
Biblioteca
➞
Ir a
Biblioteca Root
➞
Escribir en
Filtrar activos
➞
Resultados
en Tiempo Real
⚠️ Advertencia
La busqueda solo filtra dentro de la carpeta actualmente seleccionada y sus documentos directos. Para una busqueda global, asegurate de estar en el nodo raiz (Biblioteca Root).
P: Puedo subir documentos a la Biblioteca Corporativa?
R: No directamente. La Biblioteca Corporativa es de solo lectura para supervisores y trabajadores. Los documentos son subidos y gestionados por los administradores a traves de la Boveda IA (Memoria Institucional). Si necesitas que se publique un documento, envialo a tu administrador.
P: Cual es la diferencia entre la Biblioteca y la Boveda IA?
R: La Biblioteca Corporativa es la vista publica donde todos los usuarios autorizados pueden consultar documentos oficiales. La Boveda IA es la herramienta administrativa donde los administradores suben, organizan y analizan documentos con inteligencia artificial. Los documentos marcados como "biblioteca corporativa" en la Boveda aparecen automaticamente en la Biblioteca.
P: Que significa la etiqueta "IA Ready" en un documento?
R: Significa que el documento ha sido analizado por la inteligencia artificial de IAegis y su contenido ha sido indexado en la base de conocimiento. Esto permite que el Asistente IAegis pueda hacer referencia a la informacion de ese documento cuando le hagas consultas.
P: Puedo editar un documento desde la Biblioteca?
R: No. La Biblioteca Corporativa es de solo lectura. Si necesitas hacer modificaciones, descarga el documento, editalo localmente y envialo al administrador para que actualice la version en el sistema.
P: Los documentos se descargan con su nombre original?
R: Si. Al descargar un documento, el archivo se guarda con el mismo nombre con el que fue subido al sistema (ej: PROTOCOLO_TEST.PDF).
P: Puedo acceder a la Biblioteca desde un dispositivo movil?
R: Si. La Biblioteca Corporativa es completamente responsive y funciona en dispositivos moviles a traves del navegador web o la aplicacion IAegis para Android.
P: Hay un limite en la cantidad de documentos que puedo consultar?
R: No hay limite. Puedes consultar y descargar todos los documentos que esten disponibles en la Biblioteca Corporativa de tu empresa.
P: Por que algunos documentos no muestran contenido en el visor?
R: El visor muestra el texto extraido del documento original. Si el documento es una imagen escaneada sin OCR, o si la extraccion de texto fallo, el visor puede no mostrar contenido. En ese caso, descarga el archivo y abralo con la aplicacion correspondiente.