El modulo Reposit (Repositorio Publico) descrito en este capitulo puede no estar disponible en tu cuenta. La disponibilidad depende del plan de suscripcion contratado por tu organizacion y de la configuracion realizada por tu administrador. Si no ves este modulo en el menu lateral o en el Hub de Administracion, consulta con tu administrador sobre su habilitacion. Reposit es un modulo que requiere contratacion especifica y no esta incluido en todos los planes.
9.1.1 Que es Reposit
Reposit (tambien llamado Repositorio Publico o Centro Reposit) es el modulo de IAegis que te permite exponer certificados, documentos y credenciales de tus trabajadores, personal externo y activos a traves de enlaces publicos con codigo QR.
Su proposito principal es permitir que cualquier persona —un fiscalizador, un mandante, un cliente o un auditor— pueda verificar en tiempo real el estado documental de una persona o activo simplemente escaneando un codigo QR con su celular, sin necesidad de tener cuenta en IAegis.
Reposit resuelve problemas comunes en la gestion de seguridad:
- Verificacion en terreno: Un supervisor puede escanear el QR en el casco de un trabajador y ver al instante si sus certificados estan vigentes.
- Auditorias externas: Un mandante puede verificar el cumplimiento documental de contratistas sin pedir carpetas fisicas.
- Credenciales digitales: Reemplaza las credenciales plasticas por una credencial digital siempre actualizada.
- Trazabilidad: Cada acceso al enlace publico queda registrado con un contador de visualizaciones.
9.1.2 Conceptos clave
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Entidad | Cualquier elemento registrable en Reposit: un trabajador (USER), personal externo (EXTERNAL_PERSON) o un activo (ASSET). |
| Token | Un identificador unico (UUID) que genera un enlace publico para una entidad. Puede ser revocado. |
| Nivel de exposicion | Controla cuanta informacion se muestra en la vista publica: Credencial o Auditoria. |
| Certificado | Un documento asociado a una entidad con fecha de emision, vencimiento y archivo adjunto. |
| Tipo de documento | Categoria que agrupa certificados similares. Permite configurar validacion IA y notificaciones. |
| Credencial Digital | Tarjeta visual tipo carnet con QR que se puede mostrar desde el celular. |
| Activo | Un bien fisico de la empresa: vehiculo, maquinaria, equipo, herramienta o infraestructura. |
9.1.3 Permisos necesarios
| Permiso | Descripcion | Quien lo tiene |
|---|---|---|
| VER REPOSIT | Permite ver el directorio, tokens y certificados en modo lectura. | Usuarios con rol que incluya este permiso. |
| GESTIONAR REPOSIT | Crear/revocar tokens, subir certificados, administrar activos, tipos de documento y configuracion. | Administradores, Tenant Admin. |
| SUPERVISAR REPOSIT | Supervisar estado documental sin capacidad de modificar. | Supervisores con este permiso. |
Los usuarios con rol Super Admin o Tenant Admin tienen acceso completo a Reposit automaticamente, sin necesidad de permisos individuales.
9.1.4 Como acceder al Centro Reposit
Figura 9.1 — Centro Reposit mostrando el Directorio de entidades, KPIs en la parte superior y las pestanas de navegacion.
El Centro Reposit es el panel de control desde donde gestionas todos los aspectos del repositorio publico. Se organiza en hasta seis pestanas principales.
| Pestana | Funcion | Permiso |
|---|---|---|
| Directorio | Lista unificada de trabajadores, personal externo y activos con su estado documental. | VER REPOSIT |
| Tokens Emitidos | Lista de todos los tokens QR creados, activos y revocados. | VER REPOSIT |
| Tipos de Documento | Administracion de categorias de certificados con validacion IA. | GESTIONAR REPOSIT |
| Requisitos | Documentos requeridos por categoria de activo. | GESTIONAR REPOSIT |
| Config | Auto-generacion de certificados desde registros. | GESTIONAR REPOSIT |
| Distribuciones | Difusion de documentos con firma electronica simple (Ley 19.799). Ver Seccion 9.8. | GESTIONAR CONTENIDO DE DISTRIBUCION o GESTIONAR LISTA DE DISTRIBUCION |
9.2.2 Indicadores KPI
En la parte superior del Directorio veras una barra con metricas globales:
| KPI | Descripcion |
|---|---|
| Entidades | Total de entidades en el directorio. |
| QR Activos | Entidades con token QR activo publicado. |
| Cert. Vigentes | Total de certificados vigentes. |
| Por Vencer / Vencidos | Certificados proximos a vencer o ya vencidos. |
Si el indicador "Por Vencer / Vencidos" aparece en rojo, significa que hay certificados vencidos que requieren atencion inmediata. Un certificado vencido visible en la vista publica puede generar observaciones durante una auditoria.
9.3.2 Crear un token (Publicar en Reposit)
Para publicar una entidad y generar su enlace QR:
Figura 9.2 — Modal de creacion de token con seleccion de Modo Credencial o Modo Auditoria.
9.3.3 Niveles de exposicion
| Nivel | Informacion visible | Uso recomendado |
|---|---|---|
| Credencial | Nombre, cargo, foto, empresa y codigo QR. No muestra RUT, email ni certificados. | Credenciales de identificacion, acceso a faenas. |
| Auditoria | Todo lo anterior mas RUT, email, grafico de cumplimiento, tabla de certificados con PDFs y activos asignados. | Fiscalizaciones, auditorias de mandantes. |
El modo Auditoria expone datos sensibles como RUT y email. Usa este modo solo cuando sea estrictamente necesario para procesos de verificacion formal.
9.3.4 Tab Tokens Emitidos
Figura 9.3 — Pestana Tokens Emitidos mostrando tokens activos y revocados con sus metadatos.
9.4.1 Panel de certificados
Figura 9.4 — Panel lateral de certificados con resumen de vigencia, lista de certificados y acciones.
9.4.3 Estados de vigencia
| Estado | Condicion | Significado |
|---|---|---|
| Vigente | Vence en mas de 30 dias, o sin fecha de vencimiento. | El certificado esta al dia. |
| Por vencer | Vence en 30 dias o menos. | Requiere atencion para renovacion. |
| Vencido | La fecha de vencimiento ya paso. | No es valido. Debe renovarse. |
Figura 9.5 — Pestana Tipos de Documento mostrando las categorias configuradas con badges de validacion IA.
9.5.3 Validacion con IA
| Modo | Comportamiento |
|---|---|
| Sin validacion | No se valida el contenido con IA. |
| Advertir | Si el contenido no coincide, muestra advertencia pero permite guardar. |
| Bloquear | Si el contenido no coincide, no permite guardar. |
Configura keywords especificas del contenido esperado. Por ejemplo, para "Licencia de Conducir" usa keywords como "licencia", "conducir", "clase", "municipalidad". Cuantas mas keywords relevantes, mas precisa sera la validacion.
9.6.1 Categorias de Activos
| Categoria | Ejemplos |
|---|---|
| Vehiculo | Camionetas, camiones, buses, vehiculos livianos. |
| Maquinaria | Retroexcavadoras, gruas, montacargas. |
| Equipamiento | Generadores, soldadoras, compresores. |
| Herramienta | Taladros industriales, sierras, equipos de medicion. |
| Infraestructura | Andamios, contenedores, instalaciones temporales. |
| Otro | Cualquier activo que no encaje en las categorias anteriores. |
9.6.4 Requisitos documentales por categoria
Figura 9.6 — Pestana Requisitos mostrando las categorias de activos con requisitos documentales.
Figura 9.7 — Pestana Config con los toggles de auto-generacion de certificados por tipo de registro.
9.7.2 Tipos de registro soportados
| Tipo de registro | Certificado generado |
|---|---|
| Capacitacion | Certificado de asistencia por cada participante que firmo. |
| Reunion de Seguridad | Certificado de asistencia por cada participante que firmo. |
| Acta CPHS | Certificado de asistencia por cada participante que firmo. |
| Entrega de EPP | Acta de entrega para el trabajador receptor. |
Desactivar la auto-generacion para un tipo de registro no elimina los certificados ya generados. Solo previene la generacion de nuevos certificados a partir de ese momento.
La Lista de Distribucion es el submodulo de Reposit que permite difundir documentos (reglamentos, protocolos, politicas) a trabajadores y personal externo, y recolectar su firma electronica simple como constancia de recepcion y lectura. Se accede desde la pestana Distribuciones del Centro Reposit.
El flujo completo tiene tres piezas: un documento a difundir (opcional, el PDF que se lee), un acta de recepcion (obligatoria, la plantilla que se firma) y una difusion (el envio masivo que vincula documento + acta + destinatarios).
9.8.2 Permisos y sub-pestanas
La pestana Distribuciones se organiza en hasta tres sub-pestanas, controladas por dos permisos independientes:
| Sub-pestana | Que gestiona | Permiso |
|---|---|---|
| Documentos a Difundir | Carga y analisis IA de los PDF que se enviaran para lectura. | GESTIONAR CONTENIDO DE DISTRIBUCION |
| Actas de Recepcion | Plantillas PDF con campos autocompletables que firma el destinatario. | GESTIONAR CONTENIDO DE DISTRIBUCION |
| Difusion | Creacion de envios, seguimiento de firmas y reenvio de correos. | GESTIONAR LISTA DE DISTRIBUCION |
Los dos permisos son separados: una persona puede preparar el contenido (documentos y actas) sin poder lanzar envios, y otra puede gestionar los envios usando el contenido ya preparado. Si no tienes ninguno, la pestana Distribuciones no aparece.
9.8.3 Documentos a Difundir (analisis con IA)
Carga los PDF (hasta 10 MB) que los destinatarios deberan leer. IAegis los analiza con IA para generar un resumen (hasta 250 palabras) y los temas principales (hasta 10), que puedes editar manualmente. Mientras un documento esta "analizando" no esta disponible para usarse en una difusion.
9.8.4 Actas de Recepcion (plantillas)
El acta de recepcion es el documento que realmente se firma. Defines campos autocompletables (nombre, RUT, fecha, firma) sobre un PDF base mediante el editor de campos, y el texto de la declaracion de conformidad. Necesitas al menos un acta activa para poder crear una difusion.
9.8.5 Crear una Difusion (asistente de 4 pasos)
- Documento (opcional): el PDF a leer; puede omitirse ("Sin documento adjunto").
- Acta de recepcion: la plantilla que firmara el destinatario.
- Destinatarios: usuarios y/o personal externo. Los que no tienen email se omiten del envio.
- Configuracion: asunto y mensaje del correo, plazo para firmar (1 a 90 dias) y recordatorios automaticos a los 7 y 3 dias.
El correo incluye un enlace directo al documento original (si lo adjuntaste) ademas del enlace para firmar el acta.
9.8.6 Seguimiento y estados
En el detalle de cada distribucion ves los indicadores (Total, Firmados, Pendientes, Rechazados), la lista de destinatarios con su estado, y acciones como Reenviar el correo o Cancelar la distribucion. Los estados de un destinatario son: Pendiente, Generando, Enviado, Firmado, Rechazado, Vencido, Fallido, Email fallido, Omitido y Cancelado.
9.8.7 Flujo de firma para el destinatario
El destinatario no necesita cuenta en IAegis. Recibe un enlace publico (/sign/[token]) y firma en dos fases:
- Lectura (solo si hay documento): lee el documento y marca la casilla de lectura.
- Firma del acta: revisa el acta y la declaracion de conformidad, verifica sus datos (nombre y RUT de solo lectura, provienen del sistema), permite la geolocalizacion, dibuja su firma manuscrita, acepta la validez legal y firma. Tambien puede rechazar indicando un motivo.
9.8.8 Validez legal y evidencia (Ley 19.799)
La firma es una firma electronica simple conforme a la Ley 19.799 de Chile. IAegis registra como evidencia: nombre, RUT y email del firmante (no editables), direccion IP, User-Agent, fecha y hora (UTC), imagen de la firma, geolocalizacion y huella digital (hash SHA-256) del documento, calculada por el servidor.
La geolocalizacion y la direccion IP son obligatorias para firmar: si el destinatario bloquea la ubicacion o no hay conexion para obtener la IP, no podra completar la firma. Ambos datos forman parte de la evidencia legal.
La vista publica es la pagina web que ve cualquier persona que accede al enlace de un token Reposit. No requiere autenticacion, es de solo lectura y muestra datos en tiempo real.
9.9.2 Vista de persona
Figura 9.8 — Vista publica de verificacion de un trabajador mostrando datos, grafico de cumplimiento y certificados.
La vista publica de una persona incluye:
- Encabezado: Logo de la empresa y titulo "Verificacion de Trabajador".
- Tarjeta de persona: Foto, nombre, cargo, RUT, email (segun nivel de exposicion).
- Boton "Mi Credencial": Abre la credencial digital.
- Grafico de cumplimiento: Dona con certificados vigentes, por vencer y vencidos.
- Activos asignados: Lista de activos asignados a la persona.
- Tabla de certificados: Detalle de cada certificado con estado y enlace a PDF.
9.9.4 Credencial Digital QR
Figura 9.9 — Credencial Digital con foto, nombre, cargo, RUT, codigo QR y nombre de la empresa.
La credencial digital puede usarse como reemplazo de credenciales fisicas en faenas. El trabajador simplemente muestra su celular y el guardia puede escanear el QR para verificar su identidad y estado documental.
9.9.5 Acceso invalido o token revocado
Figura 9.10 — Pantalla de acceso invalido mostrada cuando el token no existe, fue revocado o expiro.
| Mensaje | Causa |
|---|---|
| "No se proporciono un token valido" | La URL no contiene un token o esta mal formada. |
| "Token no encontrado o invalido" | El token UUID no existe en la base de datos. |
| "Este acceso ha sido revocado" | Un administrador revoco el token. |
| "Este acceso ha expirado" | El token tenia fecha de expiracion y ya paso. |
| "La entidad asociada no fue encontrada" | El trabajador, externo o activo fue eliminado del sistema. |
| Problema | Causa probable | Solucion |
|---|---|---|
| No veo el modulo Reposit | Modulo no habilitado o sin permiso. | Contacta a tu administrador para habilitar Reposit y asignar permisos. |
| No puedo crear tokens | Solo tienes permiso de lectura. | Solicita el permiso GESTIONAR REPOSIT. |
| El QR no funciona | Token revocado o enlace mal copiado. | Verifica que el token este activo en Tokens Emitidos. |
| Vista publica dice "Acceso Invalido" | Token revocado, expirado o inexistente. | Crea un nuevo token desde el Directorio. |
| No se ven certificados en vista publica | Token tiene nivel Credencial. | Revoca y crea un token con nivel Auditoria. |
| Analisis IA no funciona | Formato no soportado o archivo muy grande. | Usa PDF, JPG, PNG, GIF o WebP dentro del limite de tamano. |
| Certificados auto-generados no aparecen | Auto-generacion desactivada. | Activa en la pestana Config. |
| No puedo asignar persona a activo | Requisitos documentales bloquean la asignacion. | Verifica certificados vigentes de la persona. |
| No veo la pestana Distribuciones | Sin permisos de distribucion. | Solicita GESTIONAR CONTENIDO DE DISTRIBUCION y/o GESTIONAR LISTA DE DISTRIBUCION (ver 9.8.2). |
| No puedo iniciar una distribucion | No hay actas de recepcion activas. | Crea primero una plantilla en la sub-pestana Actas de Recepcion. |
| El destinatario no puede firmar | Bloqueo de ubicacion o sin IP. | La geolocalizacion y la IP son obligatorias (Ley 19.799). Pide permitir la ubicacion y revisar la conexion. |
| El destinatario no recibio el correo | Email rebotado o "Email fallido". | Verifica el email y usa Reenviar en el detalle de la distribucion. |