El Seguimiento de Acuerdos CPHS forma parte del modulo de Registros y se activa cuando tu organizacion utiliza Actas del Comite Paritario de Higiene y Seguridad (CPHS). Si tu organizacion no gestiona actas CPHS o no tienes el permiso correspondiente, es posible que no veas esta seccion. Consulta con tu administrador sobre su habilitacion.
El Seguimiento de Acuerdos CPHS es la herramienta de IAegis que te permite monitorear el cumplimiento de los acuerdos tomados por el Comite Paritario de Higiene y Seguridad. Cada acuerdo que el comite deja en su acta queda registrado con un responsable, una fecha de compromiso y un estado, y desde aqui puedes ver en un solo lugar en que va cada uno.
Antes, este control se llevaba en planillas Excel paralelas, dificiles de mantener y de consolidar entre empresas o centros. El Seguimiento de Acuerdos reemplaza esa planilla con un panel de control en vivo que calcula los indicadores automaticamente, permite filtrar por estado y por contrato, y genera reportes en PDF y Excel listos para auditorias y para la mutual.
El modulo resuelve problemas concretos del comite paritario:
El Seguimiento de Acuerdos trabaja sobre los acuerdos que se cargan dentro de las Actas CPHS (ver Capitulo 2, seccion 2.4). Este capitulo profundiza en el ciclo de vida de esos acuerdos y en como se monitorean; la creacion del acta en si se cubre en el Capitulo 2.
| Concepto | Descripcion |
|---|---|
| Acta CPHS | Registro formal de una sesion del Comite Paritario, con Presidente, Secretario, integrantes y los acuerdos tomados. Es el origen de los acuerdos. |
| Punto de Acta | Cada tema tratado en la sesion. Contiene el tema, el acuerdo o resolucion, el responsable y la fecha de compromiso. Cada Punto de Acta es un acuerdo con seguimiento propio. |
| Acuerdo | El compromiso concreto que el comite asume sobre un Punto de Acta. Tiene un estado que evoluciona en el tiempo. |
| Estado del acuerdo | La situacion actual: En Desarrollo, Terminado o Sin Gestion. |
| Fecha de compromiso | La fecha limite acordada para cumplir el acuerdo. Es la base del calculo de "vencido". |
| Vencido | Indicador derivado: un acuerdo no terminado cuya fecha de compromiso ya paso. No es un estado, sino una alerta. |
| Responsable | La persona encargada de ejecutar el acuerdo. |
| Centro / Contrato | La unidad organizativa (faena, obra o contrato) a la que pertenece el acta. Permite consolidar por ubicacion. |
| Permiso | Descripcion | Quien lo tiene |
|---|---|---|
| GESTIONAR SEGUIMIENTO DE ACUERDOS CPHS | Permite ver el panel de seguimiento y actualizar el estado de los acuerdos. | Miembros del CPHS y usuarios con este permiso asignado. |
Los usuarios con rol Super Admin o Tenant Admin tienen acceso completo al Seguimiento de Acuerdos automaticamente, sin necesidad de tener el permiso asignado de forma individual, y pueden ver los acuerdos de todas las empresas del tenant.
Si tienes el permiso, puedes ver el panel y actualizar estados. Si no tienes el permiso, no podras acceder al Seguimiento. La creacion del acta y de sus Puntos de Acta se controla por separado, con los permisos de Registros (ver Capitulo 2).
Hay tres caminos para llegar al Seguimiento de Acuerdos:
/records/cphs-followup.
Figura 10.1 — Bitacora de Reuniones: la pestana Actas CPHS da acceso al Seguimiento de Acuerdos CPHS.
Para ver acuerdos, primero debe existir al menos un Acta CPHS con Puntos de Acta. Si tu organizacion recien comienza a usar actas CPHS, el panel aparecera vacio hasta que se registre la primera acta con acuerdos.
Un acuerdo no es estatico: nace cuando el comite lo toma, avanza mientras se trabaja en el, y se cierra cuando se cumple. Entender este ciclo es la base para usar bien el modulo.
Cada acuerdo tiene siempre uno de tres estados, identificados con un distintivo (badge) de color:
| Estado | Color | Que significa |
|---|---|---|
| En Desarrollo | Ambar | El acuerdo esta vigente y en gestion. Es el estado inicial de todo acuerdo nuevo. |
| Terminado | Verde | El acuerdo fue cumplido. Requiere registrar la fecha de cierre real. |
| Sin Gestion | Rojo | El acuerdo no fue atendido a tiempo: venia "En Desarrollo" y su fecha de compromiso vencio sin avance. |
[Acta CPHS: se crea un Punto de Acta]
|
v
EN DESARROLLO --- el responsable cumple ---> TERMINADO
|
vence la fecha de
compromiso sin avance
|
v
SIN GESTION
El estado inicial de todo acuerdo nuevo es siempre En Desarrollo. No existe forma de crear un acuerdo que nazca "Terminado" o "Sin Gestion": esos estados se alcanzan despues, por gestion del responsable o por vencimiento.
Vencido no es un cuarto estado: es una alerta derivada. Un acuerdo se considera vencido cuando se cumplen ambas condiciones:
Un acuerdo Terminado nunca cuenta como vencido, aunque se haya cerrado despues de la fecha (para eso existe el indicador de "cierre a tiempo" en el reporte). Un acuerdo sin fecha de compromiso tampoco puede estar vencido, porque no hay fecha contra la cual comparar.
El KPI Vencidos del panel es tu alerta de gestion mas importante: muestra los acuerdos que necesitan accion inmediata para no acumular incumplimientos ante una fiscalizacion.
IAegis vigila los acuerdos por ti. Todos los dias a las 06:00 hrs (hora de Chile), el sistema revisa automaticamente todas las Actas CPHS y aplica esta regla:
Si un acuerdo sigue "En Desarrollo" y su fecha de compromiso ya vencio, el sistema lo cambia automaticamente a "Sin Gestion".
Esto asegura que el panel siempre refleje la realidad: los acuerdos atrasados "caen" solos a Sin Gestion sin que nadie tenga que moverlos a mano. Caracteristicas de esta automatizacion:
El cambio a Sin Gestion es automatico y representa un "peor estado". Si el responsable efectivamente avanzo en el acuerdo pero no actualizo el sistema a tiempo, el acuerdo aparecera como Sin Gestion. Para corregirlo, basta con actualizar su estado manualmente (ver Seccion 10.5).
Los acuerdos nacen dentro del Acta CPHS, en la seccion de Puntos de Acta. Esta seccion resume como se cargan; el flujo completo de creacion del acta esta en el Capitulo 2 (seccion 2.4).
Durante el Paso 2 (Desarrollo) del formulario de Acta CPHS encontraras la seccion "Puntos de Acta y Acuerdos". Cada Punto de Acta representa un tema tratado y su acuerdo asociado. Para agregar uno, haz clic en + Agregar Punto.
Figura 10.2 — Seccion "Puntos de Acta y Acuerdos" del formulario de Acta CPHS, con el distintivo de estado "En Desarrollo".
Cada Punto de Acta que agregues se convierte en un acuerdo con seguimiento independiente. Registra un punto por cada compromiso real: asi cada uno se monitorea por separado en el panel.
| Campo | Tipo | Requerido | Descripcion |
|---|---|---|---|
| Tema del Punto | Texto | Obligatorio | El tema o asunto tratado en la sesion. |
| Acuerdo o Resolucion | Area de texto | Recomendado | La resolucion concreta que el comite acuerda. |
| Responsable | Texto | Recomendado | Persona encargada de ejecutar el acuerdo. |
| Fecha Compromiso | Fecha | Recomendado | Fecha limite para cumplir el acuerdo. Base del calculo de "vencido". |
| Estado | Distintivo | Automatico | Se muestra como En Desarrollo por defecto; no se edita aqui. |
El Responsable y la Fecha Compromiso son opcionales en el formulario, pero se recomienda completarlos siempre. Un acuerdo sin responsable o sin fecha de compromiso queda fuera de los calculos de vencimiento y aparece marcado como tal en el reporte ejecutivo.
A veces el comite se reune pero, legitimamente, no se toman acuerdos nuevos. Para esos casos, el formulario incluye la casilla "No se registran acuerdos en esta sesion".
Un acta marcada como "sin acuerdos" no distorsiona los indicadores: no se cuenta como 0% de cumplimiento ni infla la cifra de "Sin Gestion". Simplemente no aporta acuerdos al seguimiento.
El Acta CPHS incluye un apartado obligatorio: "Identificacion de Riesgo Grave o Inminente (Art. 44)", exigido por el Articulo 44 del DS 54 y por la mutual en auditorias.
Figura 10.3 — Apartado obligatorio "Identificacion de Riesgo Grave o Inminente (Art. 44)" del Acta CPHS.
Funciona asi:
Este apartado es una exigencia normativa. Aunque no se haya identificado riesgo, el acta debe dejar constancia explicita de su ausencia. IAegis garantiza que esta seccion aparezca siempre en el PDF del Acta CPHS, incluso en organizaciones con plantilla de PDF personalizada. No aplica a las Reuniones de Seguridad (solo a Actas CPHS).
El panel /records/cphs-followup es el centro de control de los acuerdos. Reune los indicadores, los filtros, las dos vistas (Lista y Consolidado) y los botones de exportacion.
Figura 10.4 — Panel de Seguimiento de Acuerdos en vista Lista: KPIs, filtros, toggle Lista/Consolidado y tarjetas de acuerdos.
El panel se compone de cuatro zonas, de arriba hacia abajo:
En la parte superior veras cuatro tarjetas con los indicadores principales:
Figura 10.5 — Tarjetas de indicadores: Total, Cumplimiento, En Desarrollo y Vencidos.
| KPI | Color | Que muestra |
|---|---|---|
| Total | Gris | Cantidad total de acuerdos registrados (segun filtros activos). |
| Cumplimiento | Verde | Porcentaje de cumplimiento y cantidad de acuerdos terminados. |
| En Desarrollo | Ambar | Cantidad de acuerdos en gestion y su porcentaje sobre el total. |
| Vencidos | Rojo | Cantidad de acuerdos vencidos. Indica "al dia" si no hay vencidos. |
El % de cumplimiento se calcula como acuerdos Terminados dividido por el total. Todos los indicadores del panel, del widget del dashboard, de la vista Consolidado y de los reportes PDF/XLS usan la misma formula (una unica fuente de verdad), de modo que los numeros siempre coinciden entre todas las vistas.
La barra de filtros te permite acotar los acuerdos que se muestran. Todos los filtros se aplican en conjunto y afectan tambien a lo que se exporta en PDF/XLS.
Figura 10.6 — Barra de filtros: busqueda, estado, contrato, campo de fecha y rango Desde/Hasta.
| Filtro | Opciones / comportamiento |
|---|---|
| Buscar | Busca por tema, acuerdo, responsable o folio del acta. Campo de texto libre. |
| Estado | Todos los estados, Sin Gestion, En Desarrollo, Terminado, o Vencidos (alerta especial). |
| Contrato | Filtra por contrato/centro. Solo aparece si la empresa tiene mas de un contrato. |
| Campo de fecha | Define si el rango se aplica a la Fecha de reunion o a la Fecha de compromiso. |
| Desde / Hasta | Rango de fechas. Si "Desde" es posterior a "Hasta", el sistema lo advierte. |
| Limpiar | Restablece todos los filtros. Aparece cuando hay algun filtro activo. |
Para obtener el KPI mensual de un centro (reemplazando la planilla Excel), filtra por el contrato deseado y acota el rango de fechas a ese mes en la vista Consolidado. Obtendras total, cumplidos, sin gestion, vencidos y % de cumplimiento del mes para ese centro.
Si filtras por Fecha de compromiso, los acuerdos que no tienen fecha de compromiso quedan excluidos del rango. El sistema te avisa cuantos acuerdos se excluyeron por esa razon.
La vista Lista (predeterminada) muestra cada acuerdo como una tarjeta individual. Cada tarjeta incluye:
Sobre la lista veras un contador del tipo "N acuerdos encontrados" que refleja cuantos cumplen los filtros activos.
La vista Consolidado cambia las tarjetas por una tabla agregada por contrato/centro: una fila por cada contrato, con sus indicadores resumidos, mas una fila final de Totales. Reemplaza en pantalla la antigua planilla Excel "por contrato".
Figura 10.7 — Vista Consolidado: una fila por contrato/centro con sus KPIs y la fila de Totales.
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| Contrato / Centro | Nombre del contrato o centro de trabajo. |
| Total | Acuerdos del contrato. |
| En Desarrollo | Acuerdos en gestion. |
| Cumplidos | Acuerdos terminados. |
| Sin Gestion | Acuerdos sin gestion. |
| Vencidos | Acuerdos vencidos. |
| % Cumpl. | Porcentaje de cumplimiento, coloreado por umbral. |
El % Cumpl. se colorea segun su valor: verde si es 80% o mas, ambar si esta entre 50% y 79%, y rojo si es menor a 50%. Esto te permite identificar de un vistazo los centros que necesitan atencion.
Para cambiar entre vistas usa el toggle Lista / Consolidado de la barra de herramientas. Ambas vistas respetan los mismos filtros, asi que puedes filtrar en Lista y cambiar a Consolidado para ver el resumen de ese mismo subconjunto.
Si eres administrador (Tenant Admin o Super Admin) y no tienes una empresa activa seleccionada, el panel muestra los acuerdos de todas las empresas del tenant de forma agregada, indicandolo con la etiqueta "Todas las empresas". Esto es util para tener la foto completa del Comite Paritario a nivel corporativo. Al seleccionar una empresa especifica, el panel vuelve a mostrar solo los acuerdos de esa empresa.
Cuando actualizas un acuerdo desde la vista "Todas las empresas", el cambio se dirige automaticamente a la empresa correcta del acta de origen, sin importar cual sea tu empresa activa. Asi se evita escribir el cambio en la empresa equivocada.
Mantener los estados al dia es lo que hace util al panel. Cuando un acuerdo avanza o se cumple, debes reflejarlo.
En la vista Lista, cada tarjeta de acuerdo tiene el boton Actualizar Estado. Al pulsarlo se abre el modal de actualizacion:
Figura 10.8 — Modal "Actualizar Estado" con el selector de estado, la fecha de cierre y las observaciones.
El modal muestra:
El selector solo ofrece En Desarrollo y Terminado; no puedes mover un acuerdo a "Sin Gestion" manualmente, porque ese estado lo asigna el sistema de forma automatica al vencer la fecha (ver Seccion 10.2.3). Si un acuerdo legacy venia marcado como "Sin Gestion", al abrir el modal se considera nuevamente En Desarrollo, de modo que puedas reactivarlo o cerrarlo.
Para cerrar un acuerdo cumplido:
La Fecha de Cierre Real es obligatoria cuando marcas un acuerdo como Terminado. El sistema no te dejara guardar sin ella. Esta fecha alimenta el indicador de "cierre a tiempo" del reporte (compara la fecha de cierre con la fecha de compromiso).
Registrar la fecha de cierre con precision mejora la calidad de tus reportes: el reporte ejecutivo calcula el % de cierre a tiempo y el promedio de dias de atraso a partir de esas fechas.
Algunos acuerdos pueden estar vinculados a una Tarea del modulo de Tareas (Capitulo 3). En esos casos, los estados se mantienen sincronizados:
Esta sincronizacion es "de mejor esfuerzo": busca mantener coherencia entre el acuerdo y su tarea, pero un error puntual en la sincronizacion no bloquea tu accion principal. Si notas una discrepancia, actualizar el estado del acuerdo manualmente la corrige.
Para no tener que entrar al panel cada vez, el Centro de Mando (dashboard) incluye la tarjeta "Acuerdos CPHS", que muestra de un vistazo el estado del seguimiento.
La tarjeta muestra: Total, En Desarrollo, Cumplidos, Sin Gestion, Vencidos y % de cumplimiento, y respeta el filtro de contrato/subcontrato activo en el dashboard. Incluye el enlace Ver seguimiento, que te lleva directo al panel /records/cphs-followup.
El widget usa exactamente los mismos calculos que el panel, asi que los numeros coinciden. Si no tienes una empresa seleccionada, el widget te invita a elegir una para ver el seguimiento del Comite Paritario.
Desde la barra de herramientas del panel puedes generar dos tipos de reporte consolidado. Ambos respetan los filtros activos (busqueda, estado, contrato y rango de fechas) y usan la misma fuente de KPIs que el panel, garantizando coincidencia.
El boton Exportar PDF genera un reporte consolidado profesional, agrupado por empresa.
Figura 10.9 — Reporte PDF consolidado: Resumen Ejecutivo con indicadores de gestion y grafico por estado.
El PDF contiene:
El reporte PDF es ideal para presentar al comite, a la gerencia o a la mutual. El Resumen Ejecutivo entrega la foto de gestion sin necesidad de revisar acuerdo por acuerdo.
El boton Exportar XLS genera un libro de Excel que replica el contenido del PDF, con graficos incluidos, pensado para quienes necesitan seguir trabajando los datos en planilla.
Figura 10.10 — Libro Excel exportado: hoja Resumen, detalle por empresa y hoja de Graficos.
El libro incluye:
Como el XLS usa la misma preparacion de datos y la misma fuente de KPIs que el PDF y el panel, los numeros del Excel, del PDF, del Seguimiento y del widget del dashboard siempre coinciden.
| Problema | Causa probable | Solucion |
|---|---|---|
| No veo el Seguimiento de Acuerdos | No tienes el permiso o tu organizacion no usa Actas CPHS. | Solicita el permiso GESTIONAR SEGUIMIENTO DE ACUERDOS CPHS a tu administrador. |
| El panel aparece vacio | No hay Actas CPHS con Puntos de Acta, o los filtros excluyen todo. | Registra un Acta CPHS con acuerdos (Cap. 2) o pulsa Limpiar para quitar los filtros. |
| Un acuerdo paso solo a "Sin Gestion" | Vencio su fecha de compromiso sin avance (transicion automatica diaria). | Si hubo avance, abre Actualizar Estado y dejalo En Desarrollo o marcalo Terminado. |
| No puedo guardar como Terminado | Falta la Fecha de Cierre Real. | Ingresa la fecha de cierre; es obligatoria para el estado Terminado. |
| No veo el boton "Actualizar Estado" | Solo tienes acceso de lectura. | Solicita el permiso de gestion de acuerdos. |
| Los numeros del PDF no cuadran con lo que veo | Tenias filtros activos al exportar. | El reporte respeta los filtros; limpia los filtros y vuelve a exportar para el total. |
| No aparece el filtro de Contrato | La empresa tiene un solo contrato. | El filtro solo se muestra cuando hay mas de un contrato. |
| Un contrato/centro no aparece en el reporte | El acta pertenece a otra empresa, o no tiene acuerdos en el periodo filtrado. | Verifica la empresa del acta y el rango de fechas; usa la vista "Todas las empresas". |
| Acuerdos sin responsable o sin fecha en el reporte | Los Puntos de Acta se cargaron sin esos datos. | Completa Responsable y Fecha Compromiso al crear el acta para un seguimiento correcto. |